Семь кругов электронного документооборота

Семь кругов электронного документооборота
Переход на электронный документооборот – событие, о котором мечтают миллионы деревьев по всему миру. В самом деле: ведь документ – всего лишь носитель информации, так почему бы ему не стать безбумажным?

Оказывается, EDI (Electronic data interchange – электронный обмен данными) в современной модели существует еще с 1984 года. Но при всей очевидной выгоде используются несколько принципиально разных подходов к его реализации. Поскольку мы занимаемся созданием электронных документов, то попытались их систематизировать.

1. «Электронизируй» документы!

Самый первый и очевидный подход – «давайте документ не будем печатать, а будем хранить его в «бумажно-ориентированном» формате PDF, DOC и т. п.)». Да, это еще не документооборот в полном понимании термина, но серьезный шаг к нему, а главное – отказ от бумажного носителя.

Прикладные примеры:

В Германии формат PDF/A принят в качестве государственного стандарта для хранения электронной документации. Если кратко, то это тот же самый PDF, но содержащий в себе всю информацию: и текстовую (с сохранением шрифтов), и картинки, которые используются в документе. Получается абсолютно «переносимый» документ.

В России ODF принят в качестве ГОСТа Р ИСО/МЭК 26300–2010. Помимо нашей страны, аналогичный стандарт – ISO/IEC 26300:2006[1] – принят в:

  • Аргентине (Misiones, обязателен для правительства с сентября 2007 г.);

  • Бельгии;

  • Германии;

  • Индии (штат Уттар-Прадеш, веб-сайт верховного суда Allahabad High Court);

  • Малайзии;

  • Нидерландах;

  • Норвегии (обязателен с 2009 года);

  • США (штат Массачусетс). В США со стандартами вообще всё непросто – в каждом штате свой (на автомобильные номера, например);

  • Уругвае (рекомендуется с июня 2008 г.);

  • Швеции;

  • Финляндии;

  • а также в НАТО (!)

В любом случае, к нам часто обращаются именно потому, что мы поддерживаем создание документов во всех этих форматах.

Очевидно, что самим людям работать с таким форматом привычно, но вот техника встраивается в такой документооборот достаточно сложно. Хотя до некоторой степени автоматизация может и тут помочь.

2. Добавим к электронным документам процессы

Собственно, второй подход и заключается в добавлении к «бумагоориентированным» документам неких формализованных процессов, как то: «служебные записки», «письма», «приказы» и т. п. Здесь используется система «Дело», некоторым предприятиям директивно спускается необходимость перехода на электронный документооборот. И подобные системы, видимо, выглядят как вполне изящное решение.

Однако не у каждого сотрудника есть личный компьютер – как ему отправлять служебку, ведь она может отправиться от чужой учетной записи (если забыл перелогиниться)? То есть в результате в лучшем случае получается некий гибридный – «бумажно-безбумажный» документооборот, а в худшем (и зачастую) – «дублированный», когда все документы имеют как бумажное, так и электронное представление. Последнее необходимо постоянно синхронизировать, на что тратится дополнительное время сотрудников (например, для сканирования бумажных документов). Как видим, не всякая автоматизация ускоряет процессы.

3. Чтобы отправляемый контент стал документом, его необходимо подписать

Третий круг: «А давайте добавим сюда электронную подпись!» Такое решение влечет необходимость использования дополнительного специализированного софта для генерации электронных подписей. Для индустрии это удобно – внешний обмен документами в принципе упрощается, но только если не требуются бумажные оригиналы.

Электронные подписи бывают разные: от формальных («поставим сверху электронное факсимиле») до защищенных асимметричным шифрованием.

4. А не рано ли мы отказались от бумаги?

Напомним: все вышеперечисленные подходы предполагают тесное участие человека как непосредственного обработчика документов в процессе. Было бы отлично поручить это дело тоже роботам. И тут на помощь приходят системы кодирования информации в машиночитаемый вид. Первый, который все отлично знают, – штрихкод (QR, Aztek).

Отмечу, что не хуже работает и, например, снабжение RFID-метками. Таким образом, мы уже можем включить роботов в обработку документов, принятие документа к сведению, исполнению.

5. Распознаем документ бумажный, чтобы сделать его электронным

Кстати, современные карманные компьютеры вполне позволяют распознавать не только штрих-коды, но и формализованные напечатанные документы (например, счета) и формировать на их основе электронные документы, например платежки. Очень удобная функция в мобильных банк-клиентах. Но всё же это какой-то недоэлектронный недооборот.

6. «Два в одном»: облегчим понимание электронных документов электронными помощниками!

Немецкий подход – прикреплять в «контейнер» к электронному документу PDF метаданные со значимыми данными документа (метаданные в формате ZUGFeRD). И печатать не надо, и машинопонимание быстрое и удобное.

Сам формат создан на основе UN/EDIFACT, рекомендуемого ООН, – это единственный международный стандарт в управлении, коммерции и на транспорте. Он более сложен и подразумевает передачу серий транзакций, тогда как ZUGFeRD всегда отражает только одну транзакцию.

В России в интернет-торговле распространен формат CommerceML в виде XML от «1С», а также YML (Yandex Market Language) в виде XML. И сам факт, что технология EDIFACT внедряется у нас уже несколько лет, чрезвычайно важен в связи с переходом Евросоюза с 1 января 1995 года на обязательное использование этого стандарта при обмене документацией между государственными ведомствами, работающими на английском, французском и немецком языках. Промедление России в этом вопросе означало бы появление нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом.

Ведущими организациями по распространению технологии EDIFACT в России изначально выступили В\О «ИНФОРМВЭС», Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс, Российская академия наук, Торгово-промышленная палата. А в Европе пионерами стали SITPRO (Англия), EDIFRANC (Франция), Danish PRO (Дания) и др.

Попутно замечу, что упомянутые штрих-коды и ZUGFeRD наши библиотеки отчетов поддерживают и они используются для этих типов автоматизации электронного документооборота.

7. Для электронных заданий документы не нужны

Система управления задачами (например, redmine) или CRM-документы как таковые вообще не нужны! Но все участники и подсистемы должны быть включены в одну систему – «ад интерфейсов». И вот если интерфейсы «подружены», тут уже один шаг до «Интернета вещей», когда вы ставите задачу и посылаете команду даже не коллеге, а какому-нибудь домашнему устройству.

Например, в нашей компании, поскольку многие сотрудники работают удаленно, мы постарались максимально «обезбумажить» документооборот. Используются (навскидку):

  • система контроля версий ПО (сегодня это обязательно!);

  • внутренний корпоративный чат;

  • система управления задачами;

  • CRM;

  • веб-сайт;

  • биллинг.

И еще много всякого. Документы электронные, формируются практически всегда автоматически. И тут мне, как управленцу, очень важна оперативная аналитическая отчетность. Выручает технология OLAP – у нас для ее реализации есть библиотеки FastCube.

В общем, всё не так просто и очевидно, как может показаться на первый взгляд. Когда кто-то вам говорит о внедрении электронного документооборота, возможно, он под этим понимает совершенно не то же самое, что вы. Но практически любую ипостась электронного документооборота мы поддерживаем, ибо: где нужны документы, там FastReport поможет получить их быстро.