СЭД сегодня – это не про канцелярию

СЭД сегодня – это не про канцелярию
Как система электронного документооборота позволяет сотрудникам работать в едином информационном пространстве над общими задачами в рамках сквозных процессов?

ИТ-департаменты всегда в поисках баланса: как отвечать на растущие требования бизнес-заказчиков внутри организации, адаптироваться под изменения и не расширять число систем, держаться в рамках бюджетов. Есть ли решение для автоматизации множества процессов и объединения департаментов, удалённых сотрудников и филиалов в единой среде?

Системы электронного документооборота (СЭД) – это один из возможных ответов на поставленные вопросы и вызовы. Потому что современные СЭД давно стали шире, чем решение задач только автоматизации канцелярии и делопроизводства. ИТ-специалисты на базе СЭД создают электронные архивы, автоматизируют кадровые процессы, избавляют бизнес от бумаги, оцифровывают работу с приказами, ЛНА, передачу данных контрагентам. Какой путь прошли системы этого класса, чем стали и какие задачи решают?

Формирование функциональности СЭД

На заре становления рынка СЭД в начале 1990-х этот класс систем работал на благо документационного обеспечения управления. Российское ПО максимально соответствовало законодательным нормам, но отставало от зарубежных конкурентов в технологиях организации хранения документов и подписания. Но прогресс не стоит на месте. За 10 лет, к 2000-м гг. российские решения нарастили возможности поиска, масштабирования, ограничения прав доступа. СЭД стали использоваться для создания архивов и называть ECM.

Возможности CSP-платформ сегодня:

  • организовывать документооборот в компании и с внешними контрагентами

  • хранить документы в электронном архиве, передавать их по запросу в другие системы

  • автоматизировать процессы, завязанные на работе с документами, например, договорной документооборот, планирование ремонтов, претензионно-исковую работу

  • автоматизировать сквозные бизнес-процессы, например, решение о выдачи кредита от заявки на услугу до отслеживания платежей, сводить планы по обучению или отпускам в организации

Следующий этап в развитии ECM — конвергенция с BPM-системами. В результате к 2010 г. в ECM можно было реализовать сложную логику жизненного цикла документа, настраивать маршруты согласования и автоматизировать процессы. Однако, российские СЭД, вобравшиеся в себя востребованные функции ECM и BPM систем, продолжают развиваться в сторону большей гибкости.

Сегодня российские СЭД трансформировались в новый класс ИТ-систем — CSP (Content Service Platform). Они обладают гибкой архитектурой и широким инструментарием Low-Code. Доступная на российском рынке функциональность этого класса систем не только не уступает, но даже превосходит зарубежные системы.

Реально решаемые бизнес-задачи

Крупный бизнес развивает внутренние СЭД аналогично эволюции этого класса систем: от канцелярии до автоматизации сквозных бизнес-процессов. Федеральная транспортная компания из Санкт-Петербурга с территориально-распределённой структурой и численностью сотрудников более 17 000 – на заре становления рынка СЭД автоматизировала канцелярскую службу. В результате она объединила офисы в одну систему, прекратила пересылать бумаги между филиалами, стала быстрее работать и меньше тратить на работу с бумагами. Прошло 10 лет, система развивалась и обновлялась, и уже почти все сотрудники организации имеют доступ к информации и документам, хранящимся в электронном архиве. Однако, глобальный архив организации решил задачу унификации хранимых данных. Дополнительное преимущество – ИТ-департамент не увеличивает число ИТ-систем на развитие и поддержку.

Единый архив в этом случае стал пространством, которое доступно всем пользователям и бизнес-процессам. Например, инженер, отвечающий за эксплуатацию сложного оборудования, имеет доступ к соответствующей документации, а юрист — к документам по объектам недвижимости, и всё это в одной системе.

Другой пример – это построение сквозного бизнес-процесса, когда компании требовалось повысить прозрачность и скорость процесса по заключению сделок с клиентами. Заявка, оставляемая на сайте, передавалась во внутреннюю систему. Менеджеры по продажам уточняли полученную информацию у клиента, передавали её коллегам из других департаментов на проверку, подготовку договоров, подписания. В продолжении процесса система контролировала исполнение обязательств, уведомляла снова ответственных сотрудников о просрочках или возможных рисках.

Повысить прозрачность и сделать процесс эффективным можно, если сделать его «бесшовным». Чтобы этого добиться, ИТ-службы интегрируют СЭД с другими учётными системами.

СЭД – это клей, объединяющий людей в процессы

В компаниях различные департаменты работают в своих различных системах: продажи и маркетинг – в CRM, финансы и бухгалтерия – в ERP, отдел кадров – в 1С, и каждый зажат в своих рамках. Сегодня СЭД позволяет сотрудникам работать в едином информационном пространстве над общими задачами в рамках сквозных процессов.

Все управленческие процессы, так или иначе, связаны с документами. Например, взаимоотношения с клиентами или поставщиками предусматривают договорные соглашения, которые нужно обслуживать. Эти отношения сопровождаются значительным объёмом бумажных документов. Это же касается любых внутренних процессов — кадровых, финансовых и пр. Сложно сделать процессы прозрачными и эффективными, пока они находятся на бумаге. Как только они становятся электронными, сразу возникают возможности быстрой автоматизации. Для трансформации и цифровизации процессов, принятия правильных управленческих решений организации необходимо связать СЭД, CRM, и ERP воедино.

Преимущества платформенного решения

В платформу заложены базовые вещи, которые не надо разрабатывать. Это архитектура, которая позволяет масштабировать решение. Есть база, которая поддерживает структуру управленческих данных. Есть готовые объекты: документы, задачи, справочники, которые можно использовать в работе. Есть готовые модули, например, для работы с ЭП, есть поиск, отчёты. Есть готовые интеграционные шлюзы с ИТ-продуктами, операторами ЭДО.

Новый класс систем CSP предлагают платформенные решения. Под платформой понимается набор базовых вещей, которые не потребует разрабатывать. Это масштабируемая архитектура, структурированные базы данных. Это отдельные объекты: документы, задачи, справочники, которые можно настраивать и передавать в работу. Отдельные готовые модули делают работу с платформой удобной, например, поиск, отчёты, подписание с помощью ЭП.

Преимущества использования Low-Code инструментов

Инструменты Low-Code, доступные в платформе, хороши для использования гибких методологий и быстрой доставки готовой ценности в продуктах. Дополнительно они используются для создания прототипов, которые в процессе тестирования, доработок с бизнес-заказчиками. Вместо кропотливого снятия ожиданий заказчика по новой функциональности, команда быстро и просто может смоделировать интерфейс и обсудить с конечными пользователями.

Как рассчитать стоимость проекта по внедрению или переходу?

Стоимость проекта зависит от множества факторов: от автоматизируемых процессов и их сложности, степени их формализации, от числа интеграций. Также сроки проекта будут завесить от того, насколько процессы соответствуют типовым возможностям платформы, сложности доработок и готовности модифицировать бизнес-процессы.

Стоимость проекта также зависит от масштаба внедрения, количество пользователей, готовность технической базы, наличие компетенции у персонала принимающей стороны. Если система внедряется не с нуля, то необходимо учесть объём конвертируемых данных и сложность преобразования данных в ходе миграции. Нужно сказать, что не всегда необходимо мигрировать данные, имеются инструменты, которые позволяют работать в новой системе со старыми, унаследованными данными.

Несмотря на эти сложности, команда внедрения может сделать примерную оценку стоимости проекта уже на стадии пресейла, на основании своего экспертного опыта.

Заключение

Современная СЭД в России может стать основой для автоматизации рутинных процессов для различных департаментов и поддержать сквозные процессы. И если для отдельного отдела такая система будет автоматизировать прикладную задачу, то для ИТ – это возможность реализовать десятки процессов, завязанных на документах и данных, в рамках одной системы, предоставляя новые сервисы и расширяя возможности имеющейся платформы. СЭД не может заменить CRM, ERP или другой класс систем, она может решить задачи автоматизации точечных, но сквозных процессов.

Опубликовано 29.06.2022